Algemene Voorwaarden B2B

Bedrijfsgegevens

1. Definities

• HRR: Hartwich Risk & Resilience, handelend door Erik Hartwich.
• Opdrachtgever: de zakelijke partij die een offerte, overeenkomst of opdracht met HRR aangaat.
• Partijen: HRR en Opdrachtgever gezamenlijk.
• Dienstverlening: advies, analyse, second opinion, review, strategisch klankbord, rapportage, training, sessies en andere B2B-diensten die HRR levert.
• Deliverables: rapporten, memo’s, analyses, presentaties, modellen, templates of andere resultaten die HRR specifiek voor Opdrachtgever oplevert.

2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten, overeenkomsten en diensten van HRR, tenzij partijen schriftelijk anders afspreken. De algemene voorwaarden van Opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij HRR die schriftelijk aanvaardt.

Deze voorwaarden zijn uitsluitend bedoeld voor zakelijke klanten. HRR richt zich niet op consumenten.

3. Offertes en totstandkoming

Offertes zijn geldig gedurende 30 dagen, tenzij in de offerte een andere termijn staat. Een overeenkomst komt tot stand wanneer Opdrachtgever een offerte schriftelijk of elektronisch aanvaardt, of wanneer HRR met instemming van Opdrachtgever met de uitvoering begint.

4. Aard van de dienstverlening

HRR levert professionele B2B-adviesdiensten op het gebied van risico, resilience, cybersecurity, governance en aanverwante onderwerpen. Tenzij uitdrukkelijk anders afgesproken, is sprake van een inspanningsverplichting en niet van een resultaatsverplichting.

HRR neemt geen bestuurlijke, operationele of juridische verantwoordelijkheid over van Opdrachtgever. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor besluiten, implementatie, risicobereidheid, compliance en interne beheersing.

5. Uitvoering, afhankelijkheden en medewerking

Opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie, toegang, besluiten en medewerking die redelijkerwijs nodig zijn voor de opdracht. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van aangeleverde informatie. Vertraging, extra werkzaamheden of beperkingen die voortvloeien uit ontbrekende, onjuiste of late informatie komen voor rekening en risico van Opdrachtgever.

6. AI, transcriptie en hulpmiddelen

HRR mag professionele AI-ondersteunde hulpmiddelen, transcriptietools, analysetools, cloud- en kantoorapplicaties gebruiken voor de uitvoering van de opdracht, waaronder analyse, structurering, samenvatting, conceptvorming en rapportage. HRR blijft verantwoordelijk voor de professionele beoordeling van de uiteindelijke output.

Gesprekken worden alleen opgenomen of getranscribeerd wanneer dit vooraf is gemeld of overeengekomen. Opdrachtgever zal deelnemers hierover informeren voor zover dat binnen zijn organisatie nodig is.

7. Tarieven, betaling en facturatie

Partijen kunnen een vaste prijs, retainer, abonnement, uurtarief of andere vergoeding afspreken. Alle bedragen zijn exclusief btw en andere heffingen, tenzij schriftelijk anders vermeld.

Facturen moeten binnen 14 dagen na factuurdatum worden betaald, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Bij te late betaling is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en mag HRR de dienstverlening opschorten. Redelijke incasso- en juridische kosten komen voor rekening van Opdrachtgever wanneer betaling uitblijft.

8. Wijzigingen en meerwerk

Wijzigingen in scope, planning, aanpak of deliverables worden schriftelijk vastgelegd. Werkzaamheden buiten de overeengekomen scope gelden als meerwerk en worden uitgevoerd tegen het overeengekomen tarief of, bij ontbreken daarvan, tegen het gebruikelijke tarief van HRR.

9. Opzegging en beëindiging

Een vaste opdracht kan door Opdrachtgever worden beëindigd, maar reeds verrichte werkzaamheden, geplande en niet redelijkerwijs annuleerbare werkzaamheden, gemaakte kosten en overeengekomen mijlpalen blijven verschuldigd voor zover redelijk.

Voor retainers of doorlopende dienstverlening geldt een opzegtermijn van één maand, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. HRR mag de dienstverlening opschorten of beëindigen bij wanbetaling, ernstige vertrouwensbreuk, onrechtmatige instructies, onveilige werkomstandigheden, misbruik van dienstverlening of strijd met wet- en regelgeving.

10. Vertrouwelijkheid

Partijen behandelen vertrouwelijke informatie geheim en gebruiken die uitsluitend voor de uitvoering van de opdracht. Deze verplichting geldt niet voor informatie die openbaar is, rechtmatig al bekend was, rechtmatig van een derde is verkregen of op grond van wet of rechterlijk bevel openbaar moet worden gemaakt.

De geheimhoudingsplicht blijft gelden tot vijf jaar na het einde van de opdracht. Voor bedrijfsgeheimen, methodieken, securitygevoelige informatie en persoonsgegevens geldt de geheimhouding zolang de aard van de informatie dat redelijkerwijs vereist.

11. Intellectueel eigendom en gebruiksrechten

Alle rechten op methodieken, modellen, templates, checklists, frameworks, prompts, werkwijzen, knowhow, generieke documentstructuren en andere vooraf bestaande of generieke materialen van HRR blijven bij HRR.

Opdrachtgever krijgt na volledige betaling een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om klantspecifieke deliverables intern te gebruiken voor het doel waarvoor zij zijn opgesteld. Opdrachtgever mag deliverables niet verkopen, publiceren, als eigen methode exploiteren of aan derden verstrekken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van HRR, tenzij dit noodzakelijk is voor interne governance, audit, toezicht, juridische bijstand of verzekeringsdoeleinden.

12. Privacy en gegevensbescherming

Voor eigen administratie, klantbeheer, facturatie en bedrijfsvoering treedt HRR op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Voor zover HRR bij de uitvoering van een opdracht persoonsgegevens namens Opdrachtgever verwerkt in de zin van artikel 28 AVG, geldt de verwerkersovereenkomst als aanvullende overeenkomst.

Opdrachtgever verstrekt geen onnodige persoonsgegevens of bijzondere persoonsgegevens aan HRR, tenzij dit noodzakelijk is voor de opdracht en vooraf is afgestemd.

13. Aansprakelijkheid

HRR is alleen aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van HRR. HRR is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, bedrijfsstagnatie of schade door besluiten of implementaties van Opdrachtgever.

De totale aansprakelijkheid van HRR is beperkt tot het bedrag dat Opdrachtgever exclusief btw heeft betaald voor de specifieke opdracht of het specifieke onderdeel van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft. Deze beperking geldt niet voor schade die het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van HRR.

14. Overmacht

HRR is niet aansprakelijk voor vertraging of tekortkoming door omstandigheden buiten de redelijke controle van HRR, waaronder storingen van internet, cloudleveranciers, energievoorziening, ziekte, overheidsmaatregelen, cyberincidenten bij derden of andere overmachtssituaties.

15. Toepasselijk recht en geschillen

Op alle overeenkomsten met HRR is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Limburg, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

16. Wijzigingen

HRR kan deze voorwaarden wijzigen. Voor lopende opdrachten gelden gewijzigde voorwaarden alleen wanneer partijen dit schriftelijk overeenkomen of wanneer de wijziging redelijkerwijs noodzakelijk is door wetgeving of gewijzigde dienstverlening.