Privacyverklaring
Bedrijfsgegevens
| Gegeven | Informatie |
|---|---|
| Handelsnaam | Hartwich Risk & Resilience |
| Verantwoordelijke / opdrachtnemer | Erik Hartwich, handelend onder de naam Hartwich Risk & Resilience |
| Adres | Tacitusstraat 4, 6135 HR Sittard, Nederland |
| KvK-nummer | 76948773 |
| BTW-ID | NL003133490B55 |
| Website | hartwichrisk.com |
| erik@hartwichrisk.com |
1. Waarvoor geldt deze privacyverklaring?
Deze privacyverklaring geldt voor de verwerking van persoonsgegevens door Hartwich Risk & Resilience in verband met de website hartwichrisk.com, contactaanvragen, zakelijke communicatie, offertes, overeenkomsten, uitvoering van dienstverlening, administratie en relatiebeheer.
HRR richt zich op zakelijke dienstverlening. De website en dienstverlening zijn niet bedoeld voor kinderen of consumenten als primaire doelgroep.
2. Welke persoonsgegevens verwerkt HRR?
HRR verwerkt alleen persoonsgegevens voor zover dat nodig is voor zakelijke communicatie, dienstverlening en wettelijke verplichtingen. Afhankelijk van de situatie kan het gaan om:
- naam, zakelijke contactgegevens, organisatie, functie en gewenste aanspreekvorm;
- inhoud van berichten, contactformulieren, e-mails, vergadernotities en zakelijke communicatie;
- offerte-, contract-, opdracht-, project- en factuurgegevens;
- betaal- en administratieve gegevens die nodig zijn voor facturatie en boekhouding;
- documenten en informatie die een opdrachtgever aan HRR verstrekt voor analyse of advies;
- audio-opnames, transcripties en samenvattingen van gesprekken, maar alleen als opname vooraf is gemeld of overeengekomen;
- technische websitegegevens zoals IP-adres, browsergegevens, apparaatcategorie, bezochte pagina’s en cookiegegevens via Google Analytics en noodzakelijke websitefunctionaliteit.
HRR vraagt niet om bijzondere persoonsgegevens. Opdrachtgevers worden verzocht geen onnodige persoonsgegevens of gevoelige gegevens aan HRR te verstrekken, tenzij dit noodzakelijk is voor de opdracht en vooraf is besproken.
3. Hoe verkrijgt HRR persoonsgegevens?
- rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld via e-mail, contactformulier, gesprek, offerteaanvraag of opdracht;
- van de organisatie waarvoor je werkt of die je vertegenwoordigt;
- uit documenten, systemen of informatie die een opdrachtgever aanlevert voor de uitvoering van een opdracht;
- via de website en Google Analytics wanneer je hartwichrisk.com bezoekt;
- via zakelijke interactie op platforms zoals LinkedIn, Instagram of Google Business Profile, voor zover je daar zelf contact legt of reageert.
4. Doeleinden en grondslagen
| Doel | Voorbeelden van gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Contact en beantwoording van vragen | Naam, e-mail, berichtinhoud | Gerechtvaardigd belang of precontractuele maatregelen |
| Offertes en commerciële opvolging | Naam, organisatie, functie, zakelijke contactgegevens, offertegegevens | Precontractuele maatregelen en gerechtvaardigd belang |
| Uitvoering van opdrachten | Klantgegevens, projectinformatie, aangeleverde documenten, communicatie, notities, transcripties | Overeenkomst en gerechtvaardigd belang |
| Facturatie en administratie | Factuurgegevens, betaalgegevens, correspondentie, KvK/BTW-gegevens | Wettelijke verplichting en overeenkomst |
| Relatiebeheer | Zakelijke contactgegevens, eerdere communicatie, relevante klantcontext | Gerechtvaardigd belang |
| Websitebeheer en beveiliging | IP-adres, technische logs, browser- en apparaatgegevens | Gerechtvaardigd belang |
| Websiteanalyse | Geaggregeerde en analytische websitegegevens via Google Analytics | Gerechtvaardigd belang bij privacyvriendelijke analytics; toestemming indien wettelijk vereist |
| AI-ondersteunde analyse en rapportage | Aangeleverde informatie, tekst, documenten, transcripties, concepten | Overeenkomst en gerechtvaardigd belang |
5. AI, transcriptie en gespreksopnames
HRR kan professionele AI-ondersteunde hulpmiddelen gebruiken voor analyse, structurering, transcriptie, samenvatting, conceptvorming, kwaliteitscontrole en rapportage. AI wordt ondersteunend gebruikt. De professionele beoordeling en eindverantwoordelijkheid blijven bij HRR.
Gesprekken worden alleen opgenomen of getranscribeerd wanneer dit vooraf is gemeld of overeengekomen. Opnames en transcripties kunnen worden gebruikt voor verslaglegging, analyse en kwaliteitsborging van de dienstverlening.
HRR gebruikt geen volledig geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen heeft voor betrokkenen of hen op vergelijkbare wijze significant treft.
6. Met wie deelt HRR persoonsgegevens?
HRR verkoopt geen persoonsgegevens. HRR deelt persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de bedrijfsvoering, dienstverlening of wettelijke verplichtingen.
HRR noemt de partijen die uw browser aanspreekt bij naam, en de diensten daarachter als categorie met het land van vestiging. Namen op verzoek.
Ontvangers kunnen zijn:
- Google Ireland Limited (Ierland): hosting, verwerking van uw formulierinzending in een datacentrum in België, en websiteanalyse na uw toestemming. Voor de analyse kan Google gegevens buiten de EER verwerken, zie paragraaf 7;
- Cloudflare, Inc. (Verenigde Staten): botcontrole op het contactformulier, zie hieronder;
- clouddiensten voor kantoor, opslag en communicatie, waaronder de mailbox waarin uw bericht aankomt: Ierland, opslag in de Europese Unie;
- AI-, transcriptie- en analysetools, voor zover nodig voor de opdracht: Ierland en Duitsland;
- software waarin HRR contacten, opdrachten en administratie vastlegt: Ierland en de Verenigde Staten;
- boekhouder, accountant, belastingadviseur, juridisch adviseur, verzekeraar: Nederland;
- overheidsinstanties en toezichthouders waartoe HRR wettelijk verplicht is: Nederland en de Europese Unie;
- LinkedIn, Instagram en Google voor communicatie via die platforms: hun EER-vestigingen in Ierland.
Met partijen die namens HRR persoonsgegevens verwerken, sluit HRR waar nodig passende afspraken, zoals verwerkersovereenkomsten.
Het contactformulier wordt beschermd met Cloudflare Turnstile. Cloudflare ontvangt niet wat u invult, wel uw IP-adres, kenmerken van uw browser en verbinding, en een eenmalig token. De botcontrole plaatst geen cookies.
Cloudflare heeft twee rollen. Voor de botcontrole is Cloudflare verwerker, onder een verwerkersovereenkomst met EU Standard Contractual Clauses. Voor het verbeteren van eigen detectiealgoritmen is Cloudflare zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; die verwerking valt buiten de opdracht van HRR en buiten die overeenkomst.
7. Doorgifte buiten de EER
HRR probeert persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de EER verwerken. In dat geval maakt HRR gebruik van passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, EU Standard Contractual Clauses of andere wettelijk toegestane waarborgen.
8. Bewaartermijnen
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Contactaanvragen en losse correspondentie | Tot maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij eerder verwijderen passend is of een klantrelatie ontstaat. |
| Offertes en commerciële communicatie | Tot maximaal 3 jaar na laatste contact, tenzij een overeenkomst tot stand komt. |
| Klant- en projectdossiers | Tijdens de opdracht en daarna zolang redelijk nodig. Richttermijn: maximaal 5 jaar na afronding, tenzij anders afgesproken. |
| Factuur- en boekhoudgegevens | 7 jaar op grond van fiscale bewaarplichten. |
| Opnames van gesprekken | Maximaal 90 dagen, tenzij langer noodzakelijk is voor de opdracht of een geschil. |
| Transcripties en samenvattingen | Tijdens de opdracht en maximaal 12 maanden na afronding, tenzij onderdeel van het projectdossier. |
| Website- en analyticsgegevens | Zo kort mogelijk en waar configureerbaar maximaal 14 maanden voor basisstatistiek. |
9. Beveiliging
HRR neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging en openbaarmaking. Voorbeelden zijn toegangsbeperking, sterke authenticatie waar beschikbaar, beveiligde cloudomgevingen, zorgvuldige selectie van leveranciers en beperking van gegevensverwerking tot wat nodig is voor de opdracht.
10. Rechten van betrokkenen
Je hebt, voor zover de AVG dat toestaat, recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Ook kun je toestemming intrekken wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.
Verzoeken kunnen worden gestuurd naar erik@hartwichrisk.com. HRR reageert in beginsel binnen een maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. HRR kan vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren.
11. Klachten
Heb je een klacht over de verwerking van persoonsgegevens, neem dan eerst contact op met HRR. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Wijzigingen
HRR kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer de dienstverlening, tooling, website of regelgeving wijzigt. De meest recente versie staat op hartwichrisk.com.